Notionの共有機能を使えば、あなたの作ったページを、特定の人とだけ共有したり、チーム全体に公開したり、あるいは世界中に発信したりできます。
共有の基本: 3つの方法
Notionの共有方法は、大きく分けて以下の3つです。
- 特定の人と共有: 特定のユーザーを招待してページを共有します。
- チームと共有: ワークスペース内のメンバーとページを共有します。
- Webで公開: NotionページをWebサイトとして公開し、誰でもアクセスできるようにします。
1. 特定の人と共有: 個別対応
- 共有ボタンの位置: ページ右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 招待方法: 招待したい人のメールアドレスを入力します。Notionアカウントを持っていない場合は、ゲストとして招待されます。
- アクセス権限:
- フルアクセス: すべての操作が可能
- 編集可: 編集とコメントが可能
- コメント可: 閲覧とコメントが可能
- 閲覧可: 閲覧のみ可能
- ワークスペース内メンバーとの共有: ワークスペース内のメンバーと共有すると、相手のプロフィール画像が表示され、共有されたページはサイドバーの「共有」セクションに表示されます。
- 共有解除: 共有設定画面で相手の名前の横にある「×」をクリックします。
2. チームと共有: 情報を共有し、共同作業を促進
- ワークスペース全員と共有: ページ右上の「共有」をクリックし、「ワークスペース名」の全員にアクセス権限を付与します。社内Wikiや全社共有の情報などを共有するのに便利です。
- チームスペースの活用: チームスペースは、特定のチームやプロジェクトに関わるページをまとめて管理するための機能です。チームスペースにページを作成または移動することで、そのチームのメンバー全員に自動的に共有されます。
- URL共有: ページのURLを共有することで、アクセス権限を持つユーザーにのみページを公開できます。
- リンクを知っている全員(ワークスペース内): ワークスペース内のメンバーであれば、リンクを知っているだけで誰でもアクセスできる設定です。社内限定の情報共有などに適しています。
3. Webで公開: 世界へ発信!
- Web公開のメリット: Notionアカウントを持っていない人でもページを閲覧できます。ポートフォリオ、ブログ、ドキュメント公開などに活用できます。
- Web公開の設定: ページ右上の「共有」をクリックし、「Webで公開」のトグルをオンにします。
- 公開オプション:
- 検索エンジンのインデックス: 検索エンジンにページをインデックスさせるかどうかを設定します。
- 複製を許可: 他のユーザーがページを複製できるようにするかどうかを設定します。
- コメントを許可: ページにコメントを残せるようにするかどうかを設定します。
- カスタムドメイン: 有料プランでは、カスタムドメインを設定して、独自のドメインでWeb公開できます。
共有設定を使いこなす
- 優先順位: 複数の共有設定が重複する場合、最も制限の強い設定が優先されます。
- 変更履歴: ページの共有設定を変更すると、変更履歴が記録されます。
よくある質問
Q. 共有を解除するにはどうすればよいですか?
A. 共有設定画面で、共有を解除したいユーザーの横にある「×」をクリックします。
Q. ゲストユーザーを削除するにはどうすればよいですか?
A. ゲストユーザーは、共有設定画面で削除できます。
Q. Webで公開したページのURLを変更できますか?
A. いいえ、Webで公開したページのURLは変更できません。
Q. Webで公開したページを非公開にするにはどうすればよいですか?
A. ページ右上の「共有」をクリックし、「Webで公開」のトグルをオフにします。
まとめ
Notionの共有機能は、あなたのNotionライフをさらに豊かにする、強力なツールです。ぜひ、色々な共有方法を試して、Notionを最大限に活用しましょう!