NotionでPDFの中身まで検索する方法!全文検索とAI活用術【完全版】

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結論から言うと、Notionの標準検索機能(クイック検索)は、アップロードされたPDFの中身のテキストも自動で検索対象にします。 基本的に特別な設定は不要です。

しかし、「検索してもヒットしない」という場合は、PDFが「画像化(スキャンデータ)」されている可能性があります。この記事では、NotionでPDFを確実に検索するための4つの方法と、検索できない時の解決策を解説します。

1. 【基本】Notionの「標準検索」を使う

Notionの検索バー(Cmd/Ctrl + P)は、ページタイトルだけでなく、埋め込まれたPDFファイル内のテキストもインデックス(索引化)しています。

手順

  1. ショートカット Cmd/Ctrl + P(またはサイドバーの「検索」)を押します。
  2. 探したいPDFに含まれるキーワードを入力します。
  3. 検索結果に、そのキーワードを含むPDFが埋め込まれたページが表示されます。

注意点: PDFのファイルサイズが大きい場合や、アップロード直後は検索に反映されるまで時間がかかることがあります。

2. 【最強】Notion AIに「場所」を聞く

もしNotion AI(有料アドオン)を契約しているなら、自分で探す必要はありません。AIにチャットで質問するだけで、PDFの内容を読み取って回答してくれます。

手順

  1. 画面右下のキラキラアイコン(Notion AI)をクリックします。
  2. 「〇〇についての資料が入っているPDFはどこ?」や「〇〇の請求書のPDFを探して要約して」と入力します。
  3. AIがワークスペース内をスキャンし、該当するPDFファイルへのリンクと内容の要約を提示してくれます。

3. 画像化されたPDFは「OCRツール」でテキスト化する

「紙の資料をスキャンしたPDF」は、中身が「文字」ではなく「画像」として扱われるため、Notionの標準検索ではヒットしません。この場合、OCR(光学文字認識)処理が必要です。

解決策

  1. 外部ツールでOCRをかける: Adobe AcrobatやGoogleドライブ、オンラインのOCRツールを使って、PDFを「検索可能なPDF」に変換してからNotionにアップロードします。
  2. テキストを抽出して貼る: OCRツールで読み取ったテキストデータをコピーし、PDFの下に「トグル」などでテキストとして貼り付けておくと、確実に検索にヒットします。

4. PDFを「インポート」してページ化する

PDFファイルとして貼るのではなく、Notionのインポート機能を使って、PDFの中身をそのままNotionページ(ブロック)に変換する方法です。

手順

  1. サイドバーの「インポート」をクリックします。
  2. 「PDF」を選択し、ファイルをアップロードします。
  3. PDFの内容が解析され、テキストや画像ブロックとしてNotionページが生成されます。

※レイアウトが崩れる可能性がありますが、全てテキストデータになるため検索性は最強です。

【比較表】どの検索方法がベスト?

状況に合わせた最適なアプローチをまとめました。

方法テキストPDFスキャン(画像)PDFAI要約手間
1. 標準検索◎ (検索可)× (不可)×なし
2. Notion AI◎ (高精度)△ (一部可)
3. OCR連携◎ (検索可)×
4. インポート××

よくある質問(FAQ)

Q. PDFの中の「画像」に含まれる文字は検索できますか?

A. いいえ、Notionの標準検索では画像内の文字は検索できません。画像内の文字を検索したい場合は、事前にOCRソフトでテキスト情報を付与するか、テキストを抽出してNotionページに貼り付けておく必要があります。

Q. 検索でヒットした単語はハイライトされますか?

A. Notionの検索結果画面では、ページ内のどのあたりにキーワードがあるかハイライト表示されます。ただし、PDFビューアーの中の特定の行までをピンポイントでハイライトする機能は、環境によって動作が異なります。

Q. Notion AIはPDFの内容をどこまで理解しますか?

A. アップロードされたPDFのテキスト情報を読み取り、要約、翻訳、特定の情報の抽出(例:「この契約書の締結日は?」への回答)が可能です。大量の資料から情報を探す際に非常に強力です。

まとめ

NotionでPDFが見つからない時は、以下の順で対処しましょう。

  1. まずは 標準検索(Cmd/Ctrl + P を試す。
  2. ヒットしないなら、そのPDFが 「画像化」されていないか 確認する。
  3. 画像なら OCR変換 するか、キーワードをテキストで追記する。

Notionは「ファイル置き場」としても優秀です。検索機能を使いこなして、情報を秒速で取り出せるようにしましょう。

Next Step: お手持ちの「スキャンしたPDF」を一つ選んで、GoogleドライブなどでOCR変換してからNotionに入れ直してみましょう。検索のスムーズさに驚くはずです!

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