Notion関数マスターへの道!データベースを使いこなすテクニック

Notionのデータベースは、ただの表計算ソフトとは一線を画します。その真価を引き出すのが「関数」です。関数を使いこなすことで、データの自動計算、条件に応じた表示、集計、さらにはワークフローの自動化まで、様々なことが実現できます。

Notion関数の基礎知識

Notionのデータベースには、「数式」という特別なプロパティがあります。ここに数式や関数を記述することで、他のプロパティの値を自在に操り、データベースをパワーアップさせることができます。

関数の基本構造

Notionの関数は、関数名(引数1, 引数2, ...) のような形で記述します。

例えば、add(prop("数値1"), prop("数値2")) は、「数値1」プロパティと「数値2」プロパティの値を足し算する関数です。

関数カテゴリー別 詳細解説

Notion関数は、大きく以下のカテゴリーに分けられます。

1. 算術演算

数値計算に欠かせない算術演算を行う関数は、Notionでも豊富に用意されています。

  • 基本的な演算子: + (加算)、 - (減算)、 * (乗算)、 / (除算) は、通常の計算式と同じように使えます。
  • 剰余: mod(数値1, 数値2) で、数値1を数値2で割った余りを求めることができます。
  • べき乗: pow(数値, 指数) で、数値を指数乗した結果を計算できます。
  • 四捨五入: round(数値) で、数値を四捨五入できます。
  • 切り上げ: ceil(数値) で、数値を切り上げます。
  • 切り捨て: floor(数値) で、数値を切り捨てます。
  • 絶対値: abs(数値) で、数値の絶対値を求めます。

2. 論理演算

条件分岐や真偽値の判定に用いる論理演算も、Notion関数で表現できます。

  • AND: and(条件1, 条件2, ...) は、全ての条件が真の場合に真を返します。
  • OR: or(条件1, 条件2, ...) は、いずれかの条件が真の場合に真を返します。
  • NOT: not(条件) は、条件が偽の場合に真を返します。
  • 条件分岐: if(条件, 真の場合の値, 偽の場合の値) で、条件に応じて異なる値を返します。

3. 日付・時刻

Notionでは、日付や時刻を扱うための関数が充実しています。

  • 現在の日付と時刻: now() で、現在の日付と時刻を取得できます。
  • 日付の取得: date(年, 月, 日) で、指定した日付の値を作成できます。
  • 日付の加算・減算: dateAdd(日付, 数値, 単位) で、日付に数値を加算または減算できます。単位には “years”、”quarters”、”months”、”weeks”、”days”、”hours”、”minutes”、”seconds” を指定できます。
  • 日付の差: dateBetween(日付1, 日付2, 単位) で、2つの日付の間の日数、月数などを計算できます。
  • 曜日の取得: day(日付) で、曜日に対応する数値 (日曜日が0、月曜日が1、…) を取得できます。

4. 文字列

文字列を操作するための関数も、Notionには豊富に用意されています。

  • 文字列の結合: concat(文字列1, 文字列2, ...) で、複数の文字列を結合できます。
  • 文字列の分割: split(文字列, 区切り文字) で、文字列を区切り文字で分割して配列として返します。
  • 部分文字列の抽出: slice(文字列, 開始位置, 終了位置) で、文字列から指定した範囲の部分文字列を抽出できます。
  • 文字列の長さ: length(文字列) で、文字列の長さを取得できます。
  • 大文字・小文字変換: toUpperCase(文字列) で、文字列を大文字に変換し、 toLowerCase(文字列) で小文字に変換します。

5. プロパティの参照

他のプロパティの値を参照する prop() 関数は、Notion関数の中でも特に重要な関数です。

  • プロパティ値の取得: prop("プロパティ名") で、指定したプロパティの値を取得できます。

6. データベースの情報

データベースに関する情報を取得する関数もあります。

  • レコード数のカウント: count() で、データベースのレコード数をカウントできます。
  • 現在のレコードの行番号: row() で、現在のレコードの行番号を取得できます。

関数活用のヒント

  • ネスト: 関数はネストして使うことができます。例えば、if(empty(prop("担当者")), "未割り当て", prop("担当者")) のように、if() 関数の中に empty() 関数と prop() 関数をネストして使うことができます。
  • エラー処理: 関数の引数が不正な場合、エラーが発生することがあります。isError() 関数を使ってエラーを検出し、適切な処理を行うことができます。
  • ヘルプ: 関数の使い方がわからない場合は、数式エディタ内で ? を入力すると、ヘルプが表示されます。

まとめ

Notion関数を使いこなすことで、Notionデータベースは単なるデータ管理ツールから、強力な情報処理ツールへと進化します。

ぜひ、様々な関数を試して、Notionの可能性を最大限に引き出してください。

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