Notionでチームやプロジェクトを進めるなら、メンバー招待は必須ですよね。でも、人数が多いと、メールアドレスを一つずつ入力するのは面倒…。
そんな時に便利なのが「招待リンク」です！
この記事では、Notionの招待リンクについて、基本から応用、注意点まで、Notionのプロが徹底解説します。
招待リンクとは？
招待リンクとは、URLをクリックするだけで、Notionのワークスペースやチームスペースにメンバーを招待できる機能です。
従来のように、個別にメールアドレスを入力して招待する必要はありません。
招待リンクを使うメリット
- 複数人をまとめて招待できる
- 招待の手間が省ける
- 参加者も簡単に参加できる
大人数のチームや、一時的なプロジェクトにメンバーを招待する際に特に便利です。
招待リンクの注意点
便利な反面、注意すべき点もあります。
- リンクを知っている人なら誰でも参加できてしまう
- 招待された人のアクセス権限は、ワークスペースやチームスペースの設定に依存する
セキュリティ対策として、リンクの有効期限を設定したり、アクセス権限を適切に管理することが重要です。
ワークスペースへの招待リンクを作成する
- 左上のワークスペース名をクリックし、「設定とメンバー」を選択します。
- 左側のメニューから「メンバー」をクリックします。
- 「メンバー追加用の招待リンク」をオンにします。
- 必要に応じて、リンクの有効期限とアクセス権限を設定します。
- 「コピー」をクリックしてリンクをコピーします。
チームスペースへの招待リンクを作成する
- サイドバーのチームスペース名の横にある「…」をクリックし、「チームスペース設定」を選択します。
- 「セキュリティ」タブを選択し、「招待リンク」をオンにします。
- 「メンバー」タブに切り替え、「リンクをコピー」をクリックします。
招待リンクの活用シーン
- 社内Wiki
- プロジェクト管理
- イベントの参加者管理
- コミュニティサイト
様々なシーンで、Notionの招待リンクは活躍します。
よくある質問
Q. 招待リンクの有効期限は設定できますか？
A. はい、ワークスペースの招待リンクでは、有効期限を設定できます。「設定とメンバー」>「メンバー」>「メンバー追加用の招待リンク」で、有効期限を「なし」「30日」「90日」から選択できます。
Q. 招待リンクから参加したメンバーのアクセス権限を変更できますか？
A. はい、ワークスペースやチームスペースの設定で、招待リンクから参加したメンバーのデフォルトのアクセス権限を変更できます。また、個別にアクセス権限を変更することも可能です。
Q. 招待リンクを無効にすることはできますか？
A. はい、「新しいリンクを生成」をクリックすることで、古いリンクを無効化できます。セキュリティ対策として、定期的にリンクを更新することをお勧めします。
Q. チームスペースの招待リンクとワークスペースの招待リンクの違いは何ですか？
A. チームスペースの招待リンクは、そのチームスペースへの招待に限定されます。ワークスペースの招待リンクは、ワークスペース全体への招待となります。
Q. 招待リンクで招待できる人数に制限はありますか？
A. いいえ、招待リンクで招待できる人数に制限はありません。
まとめ
Notionの招待リンクは、メンバー招待を効率化する便利な機能です。大人数の招待や、一時的なプロジェクトへの招待などに活用できます。セキュリティに注意しながら、ぜひ活用してみてください。