はじめに
Notionを使いこなす上で欠かせないのが「テーブルビュー」です。エクセルのような表計算ソフトとして使えるだけでなく、Notionならではの柔軟性と多機能性を備えています。
この記事では、Notion初心者の方でも理解しやすいよう、テーブルビューの基本から応用、そして他のビューとの違いまで丁寧に解説していきます。
1. テーブルビューとは？
テーブルビューは、Notionのデータベース機能の1つで、データを縦と横のセルに整理して表示するものです。
- 各行がデータベースの1つの項目（ページ）を表します。
- 各列がその項目のプロパティ（属性）を表します。
イメージとしては、エクセルの表のような形式を思い浮かべてください。
2. テーブルビューの作成方法
テーブルビューはデータベースの一種なので、まずはデータベースを作成し、そのビューとしてテーブルを選択します。
新規データベースとして作成する場合
- Notionページで
/databaseと入力するか、ブロックメニューから「データベース – インライン」または「データベース – ページ」を選択します。 - データベースの種類で「テーブル」を選択します。
既存のデータベースにテーブルビューを追加する場合
- 既存のデータベースを開きます。
- データベースタイトルの横にある「＋」をクリックします。
- ビューの種類で「テーブル」を選択します。
3. テーブルビューの基本操作
テーブルビューでは、データの追加・編集、並び替え、フィルター、計算など、様々な操作が可能です。
データの追加・編集
- 列（プロパティ）の追加: テーブルの最上部にある「＋」をクリックすると、新しい列（プロパティ）を追加できます。
- 行（項目）の追加: テーブルの最下部にある「＋新しい項目」をクリックすると、新しい行（項目）を追加できます。
- セルの編集: セルをクリックすると、そのセルの値を編集できます。
並び替え
- 列の並び替え: 列の見出しをドラッグ＆ドロップすることで、列の表示順を変更できます。
- 行の並び替え: 行の左側にある「⋮⋮」アイコンをドラッグ＆ドロップすることで、行の順番を変更できます。
フィルター
フィルター機能を使って、特定の条件に合致するデータのみを表示できます。
- テーブルの右上にある「フィルター」をクリックします。
- 条件を設定します。
計算
テーブルの下部にある「計算」をクリックすると、数値プロパティの合計、平均、最大値、最小値などを計算して表示できます。
4. テーブルビューの活用方法
テーブルビューでは、様々なプロパティを活用することで、多様なデータを管理できます。
主なプロパティの種類
- テキスト: 文字列を入力。タイトル、名前、説明などに使用。
- 数値: 数値を入力。金額、数量、スコアなどに使用。数式と組み合わせて計算も可能。
- セレクト: あらかじめ定義した選択肢から選択。ステータス、カテゴリなどに使用。
- マルチセレクト: 複数の選択肢を選択。タグ付けなどに使用。
- 日付: 日付と時刻を入力。期日、開始日、終了日などに使用。リマインダー設定も可能。
- 人物: Notionユーザーを指定。担当者、責任者などに使用。
- ファイルとメディア: ファイルや画像をアップロード。資料、画像、動画などを添付。
- チェックボックス: オン/オフを切り替え。タスクの完了状態などに使用。
- URL: WebサイトのURLを入力。リンク集などに使用。
- 数式: 他のプロパティを参照して計算。合計、平均、進捗率などを算出。
- リレーション: 他のデータベースと連携。関連する情報を紐付け。
- ロールアップ: リレーション先のデータベースの情報を集計。合計、平均、最大値などを表示。
これらのプロパティを組み合わせることで、自分だけのオリジナルのデータベースを作成できます。
5. テーブルビューと他のビューの違い
Notionのデータベースには、テーブルビュー以外にも、様々なビューがあります。
- ボードビュー: カンバン方式でタスクを管理。ステータス管理に最適です。
- リストビュー: データをシンプルなリスト形式で表示。簡単なタスク管理に適しています。
- カレンダービュー: 日付ベースでデータを表示。予定の確認やスケジュール管理に適しています。
- ギャラリービュー: カード形式でデータを表示。画像やメディアを中心とした表示に適しています。
- タイムラインビュー: 時間軸に沿ってプロジェクトやタスクの進捗状況を視覚的に把握するのに特化しています。
それぞれのビューは、異なる視点からデータを表示することができます。目的に合わせて使い分けましょう。
6. 具体的な活用例
テーブルビューは、以下のような様々な用途に活用できます。
- タスク管理: タスク名、担当者、期日、ステータスなどを管理。
- プロジェクト管理: プロジェクトのタスク、マイルストーン、進捗状況などを管理。
- 顧客管理: 顧客情報、連絡履歴、商談状況などを管理。
- 読書リスト: 書籍名、著者、読了日、評価などを管理。
- Webサイトのブックマーク: WebサイトのURL、タイトル、カテゴリ、メモなどを管理。
7. よくある質問
Q. テーブルビューで複数の条件で絞り込みをしたいのですが、どうすれば良いですか？
A. フィルター機能で複数の条件を設定できます。条件を追加するには、「フィルターを追加」をクリックしてください。
Q. テーブルビューで行の背景色を変更できますか？
A. はい、変更できます。行を選択し、「プロパティ」から「背景色」を選択して色を変更してください。
Q. テーブルビューを他のユーザーと共有できますか？
A. はい、共有できます。データベースの右上にある「共有」ボタンから、共有したいユーザーを招待できます。
まとめ
Notionのテーブルビューは、シンプルながらも非常に強力な機能です。この記事で紹介した基本操作や活用方法を参考に、ぜひNotionでのデータ管理に役立ててください。