Notionのオートメーション機能は、日々の作業を自動化し、時間を節約するための強力なツールです。
まるで、あなただけのデジタルアシスタント！
面倒な繰り返し作業を自動化することで、より重要な仕事に集中できます。
この記事では、Notionオートメーションの基本から応用、そして活用事例まで、わかりやすく解説していきます。
Notionオートメーションとは？
Notionのオートメーションは、ある条件を満たしたときに、自動的に特定のアクションを実行する機能です。
例えば、
- タスクの締め切りが近づいたら、担当者に通知を送る
- プロジェクトが完了したら、ステータスを自動更新する
- 新しい顧客情報が追加されたら、ウェルカムメールを送信する
といったことが、Notionオートメーションで実現できます。
オートメーションでできること
Notionオートメーションは、様々な業務で活用できます。
- タスク管理
- タスクの期限が近づいたらリマインダーを送信
- タスクが完了したら担当者に通知
- タスクの優先度を自動で変更
- プロジェクト管理
- プロジェクトの進捗状況に応じてステータスを更新
- プロジェクトの開始時に必要なタスクを自動作成
- プロジェクトメンバーに自動で通知
- 顧客管理
- 新規顧客にウェルカムメールを送信
- 顧客の誕生日月にクーポンを発行
- 顧客の購入履歴に応じてフォローアップメールを送信
- 日報作成
- 毎日定時に日報テンプレートを作成
- 採用管理
- 応募者に自動で返信メールを送信
- 選考状況に応じてステータスを更新
オートメーションの設定方法
- オートメーションを設定したいデータベースを開きます。
- データベース上部にある ⚡ アイコン をクリックします。
- 「新規オートメーション」 をクリックします。
- オートメーションにわかりやすい名前をつけます。（例：「タスク完了時に通知」）
- トリガー を設定します。（例：「ステータスが「完了」に変更されたとき」）
- アクション を設定します。（例：「担当者に通知を送信」）
- 「作成」 をクリックします。
トリガーの種類
- 新規ページが追加されたとき: データベースに新しい項目が追加されたときにトリガーされます。
- プロパティが変更されたとき: データベースの特定のプロパティの値が変更されたときにトリガーされます。
- 日付になったとき: 特定の日付になったときにトリガーされます。
- 毎週/毎日/毎月: 定期的にトリガーされます。
アクションの種類
- プロパティを編集: データベースのプロパティの値を変更します。
- ページを編集: データベースのページの内容を編集します。
- 通知を送信: 特定のユーザーに通知を送信します。
- Slackに通知を送信: Slackの特定のチャンネルに通知を送信します。（連携が必要）
- メールを送信: 特定のアドレスにメールを送信します。（連携が必要）
オートメーション設定の詳細
- トリガーの設定: どのプロパティが変更されたときにトリガーするかを指定できます。
- アクションの設定: 複数のアクションを連続して実行するように設定できます。
オートメーションの活用事例
例1：タスク完了時に担当者に通知
- トリガー: ステータスプロパティが「完了」に変更されたとき
- アクション: 担当者に通知を送信
例2：タスクの締め切り日が近づいたらリマインダーを送信
- トリガー: 締め切り日が今日になったとき
- アクション: 担当者に通知を送信
例3：新規顧客にウェルカムメールを送信
- トリガー: 新規ページが追加されたとき
- アクション: メールを送信
オートメーションを使用する上でのヒント
- シンプルなオートメーションから始める
- テストを十分に行う
- わかりやすい名前をつける
Notionオートメーションに関するFAQ
Q. オートメーションは何個まで作成できますか？
A. 作成できるオートメーションの数に制限はありません。ただし、無料プランでは、1つのデータベースにつき最大3つのオートメーションしか有効にできません。
Q. オートメーションを一時的に停止することはできますか？
A. はい、できます。オートメーション設定画面で、停止したいオートメーションのトグルスイッチをオフにすれば、一時的に停止できます。
Q. オートメーションの実行履歴を確認することはできますか？
A. いいえ、現在のところ、オートメーションの実行履歴を確認する機能はありません。
Q. オートメーションでエラーが発生した場合はどうなりますか？
A. オートメーションでエラーが発生した場合、Notionはエラーメッセージを表示し、オートメーションの実行を停止します。エラーの原因を特定し、修正する必要があります。
Q. オートメーションはどのプランで利用できますか？
A. オートメーションは、無料プランを含むすべてのプランで利用できます。ただし、無料プランでは、一部の機能に制限があります。
まとめ
Notionのオートメーション機能を活用すれば、日々の業務を効率化し、時間を有効活用できます。
ぜひ、この記事を参考に、Notionオートメーションを使いこなしてください。