Notionは、議事録作成にも最適なツールです。
シンプルなメモから、データベースを使った体系的な管理まで、幅広く対応できます。
この記事では、Notionを使った議事録作成の方法を、ステップごとに詳しく解説していきます。
1. シンプルな議事録の作成
Notionのページをそのまま使って、手軽に議事録を作成できます。
手順
- 新しいページを作成します。
- ページタイトルを会議名や日付などにします。（例：「2024年1月11日 定例会議」）
- 必要に応じて、参加者、日時、場所などの情報を記載します。
- 箇条書きや見出しを使って、議論された内容や決定事項を記録していきます。
- 必要に応じて、画像やファイルなどを添付します。
さらに見やすく、わかりやすくするための工夫
- コールアウトブロック: 重要な決定事項やアクションアイテムを目立たせる
- トグルリスト: 詳細な情報を折りたたんで表示
- 区切り線: 議題ごとに区切り線を入れて整理
- 画像/ファイル添付: 会議資料などを添付して内容を補強
- @メンション: 参加者や関係者に通知を送信
2. テンプレートを活用した議事録の作成
Notionには、議事録用のテンプレートが用意されています。
テンプレートを活用すれば、より効率的に議事録を作成できます。
手順
- 新しいページを作成します。
- テンプレートギャラリーから「議事録」などのテンプレートを選択します。
- テンプレートの内容を必要に応じて編集します。
テンプレート活用のメリット
- あらかじめ構成が用意されているため、作成時間を短縮できます。
- 必要な項目が揃っているため、記録漏れを防ぐことができます。
3. データベースを活用した議事録の作成
Notionのデータベース機能を使うと、議事録を体系的に管理できます。
手順
- データベースを作成します。（テーブル形式がおすすめです。）
- 必要なプロパティ（項目）を追加します。（例：会議名、日付、参加者、議題、決定事項、担当者、進捗状況など）
- 各会議ごとに新しい項目を追加し、情報を入力していきます。
データベース活用のメリット
- 議事録を一覧で管理できます。
- 日付や参加者などで絞り込み検索ができます。
- 進捗状況などを管理できます。
データベースをさらに活用するためのTips
- リレーション機能: 議事録とタスクデータベースを連携させる
- 数式プロパティ: 会議時間などを自動計算する
- ビュー: カレンダービューで日付順に議事録を確認する
4. Notion AIを活用した議事録作成
Notion AIを使えば、議事録作成をさらに効率化できます。
- AI要約: 長い会議の議事録を要約
- AIアクションアイテム抽出: 会議中に発生したタスクや決定事項を抽出
Notion AIを活用することで、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮し、重要なポイントに集中できます。
議事録作成のヒント
- テンプレートをカスタマイズ: 自分のニーズに合わせてテンプレートを編集
- ショートカットを活用: Notionのショートカットキーを覚えて作業効率アップ
- 関連資料を添付: 議事録に関連する資料やファイルを添付して一元管理
- タスク管理と連携: 議事録で決まったタスクをタスク管理ツールと連携
- 定期的な見直し: 作成した議事録は定期的に見直し、必要に応じて更新
よくある質問
- Q: 音声から自動で議事録を作成できますか？
- A: Notion自体には音声認識機能はありませんが、外部の音声認識ツール（例：Notta、Google Meetの文字起こし機能など）で文字起こししたテキストをNotionに貼り付けることで、議事録を作成できます。
- Q: 過去の議事録を検索するにはどうすればいいですか？
- A: データベースで議事録を管理している場合は、フィルター機能や検索機能を使って、日付、参加者、議題などで絞り込み検索ができます。通常のページで作成している場合は、Notionの検索機能を使ってキーワードで検索できます。
- Q: 議事録のテンプレートはどこにありますか？
- A: Notionのテンプレートギャラリーに、議事録用のテンプレートがいくつか用意されています。新しいページを作成する際に、「テンプレートから」を選択し、「議事録」で検索してみてください。
- Q: 議事録をPDFで出力できますか？
- A: はい、できます。議事録のページを開き、右上の「•••」メニューから「エクスポート」を選択し、「PDF」を選んでください。
- Q: 議事録を他のユーザーと共有できますか？
- A: はい、できます。「共有」メニューから、他のユーザーを招待したり、Webで公開したりすることができます。
- Q: 議事録にパスワードを設定できますか？
- A: Webで公開する場合に、パスワードを設定することができます。ただし、Notionのワークスペース自体にパスワードを設定することはできません。
まとめ
Notionは、議事録作成を効率化し、情報共有をスムーズにするための強力なツールです。
この記事で紹介した方法を参考に、ぜひNotionで議事録を作成してみてください。